Tento návod je určen pro uživatele kteří využívají databáze Access, tedy edici STANDARD nebo HOMEBANKING. Pokud jste uživateli HB + Net, kontaktujte nás zdělíme vám postup jak propojit data s databází PostgreSQL.
Podmínky pro použití
Nainstalovaný produkt Microsoft Office se součástí Přístup k datům a Microsoft Query a program Klasifikace.
Vytvoření zdroje dat
Aby bylo možné použít data v některém z produktů Microsoft Office je nutné mít vytvořený zdroj dat. Tento zdroj dat je ve skutečnosti informace o názvu a umístění souboru, ve kterém se nacházejí potřebná data. Tento zdroj se vytvoří pouze jednou a není potřeba jej vytvářet znova.
Vytvoření zdroje dat zahájíte kliknutím na tlačítko Start / Ovládací panely / Systém a zabezpečení / Nástroje pro správu / Zdroje dat (ODBC). Tím spustíte Správce zdrojů dat ODBC, který ukazuje následující obrázek.
Zkontrolujte aby byla vybraná první záložka nazvaná Uživatelské DNS a stiskněte tlačítko Přidat….
Po stisknutí tohoto tlačítka se zobrazí dialog pro vybrání databázového driveru a zde je potřeba vybrat Microsoft Access driver (*.mdb) tak jak ukazuje následující obrázek a kliknout na tlačítko Dokončit.
Po kliknutí na tlačítko Dokončit Administrátor zobrazí další dialog, ve kterém je potřeba pojmenovat nově přidaný zdroj a určit místo kde se nachází soubor s databází. Název nového zdroje zapíšeme do pole Název Zdroje dat: (v našem případě Klasifikace) a k souboru s databází nalistujeme po kliknutí na tlačítko Vybrat…, které se nachází v rámečku Databáze.
Kliknutí na tlačítko Vybrat… zobrazí standardní dialog pro listování souborů, ve kterém je potřeba nalistovat cestu k souboru Klasifikace.mdb. Obvykle se nachází v adresáři C:\Program Files\JPH Software\Klasifikace, jak ukazuje následující obrázek.
Po označení souboru Klasifikace.mdb a kliknutí na OK se opět vrátíte do dialogu s názvem zdroje, ve kterém je již nad tlačítkem Vybrat… vypsaná cesta k souboru Klasifikace.mdb.
V tomto dialogu je také rámeček s názvem Systémová databáze, který slouží pro určení, jestli se má pro přístup k databázi použít soubor pracovní skupiny (soubor System.mdw). Tuto možnost je potřeba použít v případě, že používáte síťovou verzi programu Klasifikace. Jestliže ano, změňte volbu Žádná na Databáze, což zpřístupní tlačítko Systémová datazáze. Stisknutím tlačítka Systémová databáze zobrazíte dialog pro listování soubory, ve kterém je potřeba nalistovat cestu k souboru System.mdw. (Uživatelé síťové verze programu Klasifikace jej najdou ve stejném místě jako soubor s databází.)
Dialog zavřeme kliknutím na OK a tím docílíme, že se nový zdroj přidá do seznamu zdrojů Správce zdrojů dat ODBC.
Jestliže nyní obsahuje váš Správce zdrojů dat ODBC řádek Klasifikace, jako ten na našem obrázku, můžete okno ukončit tlačítkem OK. Nový zdroj je připraven k použití.
Použití zdroje dat v programu Microsoft Excel
Nastartujte program Microsoft Excel a v menu Data zvolte položku Načíst externí data / z jiných zdrojů / z aplikace Microsoft query. Tento příkaz vyvolá dialog, který je na následujícím obrázku.
V tomto dialogu je potřeba vybrat řádek zdroje s názvem Klasifikace a zkontrolovat jestli je zatržena volba Použít průvodce…, ve spodní části dialogu. (bez této volby to jde také, ale s průvodcem je to jednodušší)
Po stisknutí OK se zobrazí dialog, ve kterém jsou již zobrazeny názvy jednotlivých tabulek ze souboru Klasifikace.mdb.
V tomto dialogu je možno otevřít kliknutím na znaménko plus požadovanou tabulku a vybrat si sloupce, které mají být ve výsledné práci. Potřebné sloupce, které potřebujete ve výsledném přehledu vyberte v levém seznamu a kliknutím na tlačítko se šipkou převeďte do seznamu vpravo.
Když máte vybrané požadované sloupce do budoucí tabulky, klikněte na tlačítko Další, které zobrazí dialog pro filtrování dat. V tomto dialogu je možno například nastavit, že si přejete zobrazit pouze žáky, jejichž jméno je Pavel, nebo zahrnout do tabulky bydliště a zde filtrovat pouze žáky z určitého města, nebo obce.
Pokud nepotřebujete filtrovat výsledek dotazu, nechte pravou stranu dialogu beze změny a pokračujte tlačítkem Další.
Tím vyvoláte další dialog, ve kterém zase můžete zvolit jak se mají záznamy abecedně řadit. V našm případě jme zvolili řazení podle příjmení a ve stejném příjmení dále podle jména.
V dalším dialogu se vás průvodce zeptá co má s výsledkem dělat, a také vám umožní uložit dotaz pro příští použití. Toto uložení je užitečné, ale pokud budete dotaz ještě upravovat v Microsoft Query, tak je lepší provést uložení až v této aplikaci, po provedení potřebných úprav. Když už mluvíme o tom ukládání, tak jako nejlepší se zdá být uložení až po zobrazení v Excelu. Následující dialog má dvě možnosti:
Načíst data do aplikace Microsoft Excel
Tato volba je kratší alternativou propojení, avšak neumožňuje tolik možností při vymezování množiny dat, která mají být ve výsledné tabulce. Po stisknutí tlačítka Dokončit průvodce zobrazí následující dialog, ve kterém je možno nastavit umístění tabulky – v našem případě bude tabulka začínat od buňky A1.
Zobrazit data, nebo upravit dotaz v aplikaci Microsoft Query
Tato možnost je poněkud složitější, ale zato máte naprosto neomezené možnosti, jak získat z vaší databáze vše co potřebujete. Je zde možnost vybírat data z jedné tabulky pomocí spojení dat z tabulky druhé. například výběr žáků pouze jednoho školního roku je možný pouze pomocí spojení tabulky žáci s tabulkou vysvědčení (Vysv).
Pro příklad, který je na předchozím obrázku bylo potřeba vložit tabulku Vysv příkazem v menu (Tabulka / Přidat tabulky), potom spojit pole index s polem student (přetažením jednoho pole přes druhé myší), a nakonec pole rok přetáhnout myší do prostředního okénka a napsat číslicí rok, jehož žáci mají být zobrazeni. (je-li prostřední okno skryté, dá se zobrazit příkazem Zobrazit / kritéria). Zajímavou možností v tomto místě je použití hranatých závorek. Když totiž místo požadovaného údaje napíšete například [Zadejte rok] na místo kde je 2000 v předchozím obrázku, tak si program vyžádá zadání roku při každé aktualizaci tabulky takto nadepsaným dialogem jak ukazuje následující obrázek.
V tomto dialogu je možné napsat přímo hodnotu, nebo vybrat myší buňku, ze které bude program hledat hodnotu. Tak lze docíli, že například na Listu 2 v buňce A1 napíšete rok a když budete potřebovat zobrazit žáky jiného roku stačí pouze přepsat obsah buňky A1 a provést aktualizaci tabulky. Tím se vyhnete složitější úpravě celého dotazu.
Po vytvoření podmínek je potřeba použít příkaz menu Soubor / Načíst data do aplikace Excel, který ukončí Microsoft Query a výsledek dotazu se zobrazí v tabulce Excelu (Opět se zobrazí dialog, ve kterém bude nabídnutý začátek tabulky – v našem případě buňka A1).
Opětovné použití tabulky
Jestliže jsme vytvořili tabulku, která splňuje naše požadavky, můžeme uložit soubor xls, který bude po příštím otevření připraven k použití bez předchozí (na první pohled) zdlouhavé procedury. Jelikož se zde jedná o propojení dat s vaší databází, tak po přidání žáků v programu Klasifikace, budou tito žáci i ve vaší tabulce v Excelu. Je zde však jedno nastavení, které by mohlo způsobit trochu zmatku. V posledním dialogu před zobrazením dat jsme psali o tlačítku Vlastnosti (po vytvoření tabulky je možno použít příkaz v menu Data / načíst externí data > Vlastnosti oblasti dat. Obě tyto volby vyvolají nastavení, mezi nimiž je i volba Aktualizovat data při otevření souboru. Její vypnutí sice v některých případech urychlí otevření souboru, ale data nejsou po otevření souboru aktuální. Na druhou stranu stačí použít příkaz menu Data / Aktualizovat data, který má stejný účinek. Pokud při hotové tabulce nejde aktualizace provést – položka v menu je zašedlá, je potřeba vybrat myší některou buňku, která patří do rozsahu tabulky.
Popis polí souboru Klasifikace.mdb
Tabulka Obory
V této tabulce jsou uloženy všechny informace o vyučovacích oborech. Jednotlivé sloupce jsou:
index pořadové číslo oboru, které bylo oboru přiděleno při vytvoření
nazev název oboru
nazev2 název oboru ve druhém pádě
Tabulka Odd
V této tabulce jsou uloženy všechny informace o vyučovacích odděleních. Jednotlivé sloupce jsou:
index pořadové číslo oddělení, které bylo oddělení přiděleno při vytvoření
nazev název oddělení
iObor index oboru, do kterého oddělení patří
Tabulka Nastroje
V této tabulce jsou uloženy všechny informace o vyučovacích předmětech. Jednotlivé sloupce jsou:
index pořadové číslo předmětu, které bylo předmětu přiděleno při vytvoření
nazev pracovní název předmětu
alias název předmětu pro vysvědčení
iOdd index oddělení, do kterého předmět patří
delkaCyklu poslední rok prvního stupně
cena stanovená cena za předmět
interval interval pro platby (0 – čtvrtletní, 1 – pololetní, 2 – roční)
stat žáci tohoto předmětu se budou započítávat do statistik
podm jako předchozí volba, ale pouze bude-li předmět jako první v seznamu
kol žáci tohoto předmětu se budou započítávat do kolektivních předmětů
platPrv platba za předmět se bude nabízet, je-li tento předmět první v pořadí
rozsSt žáci tohoto předmětu se budou započítávat do rozšířeného studia
Tabulka Ucitele
V této tabulce jsou uloženy všechny informace o učitelích. Jednotlivé sloupce jsou:
index pořadové číslo učitele, které bylo učiteli přiděleno při vytvoření
prijmeni příjmení učitele
jmeno jméno učitele
rodneCislo rodné číslo učitele
poradCislo pořadové číslo učitele
Tabulka Studenti
V této tabulce jsou uloženy všechny informace o žácích. Jednotlivé sloupce jsou:
index pořadové číslo žáka, které bylo žákovi přiděleno při vytvoření
prijmeni příjmení žáka
jmeno jméno žáka
datumNar datum narození
rodneCislo rodné číslo žáka
mistoNar místo narození
okresNar okres narození
narodnost národnost
obcanstvi státní občanství
platici žák je platící
ulice ulice bydliště žáka
obec bydliště žáka
psc PSČ bydliště žáka
tel telefon žáka
zs základní škola žáka
prijmeniMa příjmení matky
jmenoMa jméno matky
zamMa zaměstnavatel matky
profeseMa povolání matky
telMa telefon matky
prijmeniOt příjmení otce
jmenoOt jméno otce
zamOt zaměstnavatel otce
profeseOt povolání otce
telOt telefon otce
pozn poznámky
Tabulka Vysv
V této tabulce jsou uloženy všechny informace o vysvědčeních žáků. Jednotlivé sloupce jsou:
index pořadové číslo vysvědčení, které bylo pro vysvědčení přiděleno při vytvoření
rok školní rok
student index žáka
hodn_1 celkové hodnocení za 1. pololetí
hodn_2 celkové hodnocení za 2. pololetí
neo_h_1 neomluvené hodiny za 1. pololetí
neo_h_2 neomluvené hodiny za 2. pololetí
oml_h_1 omluvené hodiny za 1. pololetí
oml_h_2 omluvené hodiny za 2. pololetí
Tabulka StudentProp
V této tabulce jsou uloženy všechny informace o známkách žáků. Jednotlivé sloupce jsou:
vysv index vysvědčení do kterého známka patří
predm index předmětu za který je známka
kantor index učitele předmětu
znamka1 známka za 1. pololetí
znamka2 známka za 2. pololetí
sort pořadí předmětu na vysvědčení
poradCislo pořadové číslo žáka
rocnik ročník
stupeň stupeň
Tabulka Platby (verze Homebanking)
V této tabulce jsou uloženy všechny informace o platbách žáků. Jednotlivé sloupce jsou:
rok školní rok platby
obdobi období předepsané platby
iStudent index žáka
iNastroj index předmětu
iKantor index učitele
vSymbol variabilní symbol
kSymbol konstantní symbol
sSymbol specifický symbol
predpis předepsaná částka
platba uhrazená částka
datumPlatby datum úhrady
pozn poznámka
Tabulka Vypisy (verze Homebanking)
V této tabulce jsou uloženy všechny informace o výpisech. Jednotlivé sloupce jsou:
index index transakce
rok kalendářní rok transakce
vypis číslo výpisu
vSymbol variabilní symbol
kSymbol konstantní symbol
sSymbol specifický symbol
platba částka transakce
datumPlatby datum transakce
sparovano stav párování s tabulkou Vysv