Uhrazené platby

Rychlá nápověda při řešení konkrétních situací.
+-Dvojnásobná částka na jeden variabilní symbol, co s tím?
Může se stát, že rodiče budou platit dvěma svým dětem na jeden variabilní symbol. Tím vznikne dvojitá platba k jednomu variabilnímu symbolu. Je tedy nutné platbu rozdělit a druhou část připsat k druhému VS.
To provedeme následovně:
1) V uhrazených platbách vyhledáme dvojitou platbu (příklad V.S. 3330 s částkou 2200).
2) Upravíme částku na správnou, neboli odečteme od ní druhou část (příklad V.S 3330 zůstane s částkou 1100).
3) V uhrazených platbách – menu Platba/Vložit, zde nastavíte, že platba přišla z banky, datum kdy přišla a částku, tedy 1100. Zapíšete variabilní symbol. Pokud ho nevíte, stačí stisknout tlačítko Hledat a vyhledáte žáka dle příjmení. Zjištěný variabilní symbol vyberete nebo zapíšete.
4) Už jen dopíšete číslo výpisu a uložíte.
5) Nová platba se přičetla ke druhému V.S. a vznikly tedy dvě platby na dva variabilní symboly (příklad V.S. 3330 = 1100 a V.S. 3331 = 1100).

+-Dvě úhrady na jeden variabilní symbol?
Může se stát, že platba přijde omylem dvakrát na jeden variabilní symbol. V tomto případě jsou dvě možnosti – přepsat druhou platbu na druhé pololetí a nebo peníze vrátit (viz Vrácení peněz žákovi).
Pokud budeme chtít platbu připsat na druhé pololetí, je nutné mít již předepsané platby v druhém pololetí.
Pak bude postup následující:
1) V uhrazených platbách vyhledáme položku, kterou potřebujeme, a otevřeme ji dvojklikem.
2) V otevřeném dialogu upravíme variabilní symbol na symbol z druhého pololetí. Pokud nevíme, opět vyhledáme pomocí tlačítka Hledat.
3) Tím vznikne platba na V.S. z druhého pololetí, ale s datem zaplacení stejným, jako ta první.

+-Vracení peněz žákovi, jak?
Pokud žák omylem přeplatí a nebo nenastoupí a peníze potřebujete vrátit, je potřeba použít odečtovou platbu, abychom zachovali postup transakcí.
Postup bude tedy následující:
1) Vyhledáte platbu, ze které chcete částku odečíst (vrátit). Tím zjistíte variabilní symbol. Tento symbol si zkopírujte.
2) Poté stisknete menu Platba/Vložit. V otevřeném dialogu vyberete platbu z banky, zapíšete datum, kdy peníze vracíte a částku, kterou potřebujete vrátit s mínusem (aby byla odečtová; např. -1800).
3) Vložíte zkopírovaný variabilní symbol a doplníte číslo výpisu.
4) Tímto se částka od VS odečte. Vy budete mít v uhrazených platbách 2 položky – jednu s příchozí platbou a druhou s odchozí (pro budoucí kontrolu).


POZOR! Platby může zadávat a načítat ve výchozím nastavení pouze ÚČETNÍ. Pokud to chcete nastavit jinak, kontaktujte nás.

Seznam uhrazených plateb zobrazíte ikonou nebo v menu Možnosti/Uhrazené platby.

Zobrazí se seznam doposud uhrazených plateb. Platby se dají řadit podle čísla výpisu nebo data úhrady. Tyto volby lze přepínat v menu Možnosti/Filtrovat podle data úhrady nebo podle čísla výpisu. Mezi jednotlivými čísly výpisu nebo daty se pohybujete pomocí rozbalovací nabídky Den/Výpisu.

Vkládání uhrazených plateb

Platby lze do programu vložit dvěma způsoby – ručně a nebo načtením výpisu z banky.

Vkládání plateb ručně

Ruční vkládání lze provést přímo v dialogu uhrazené platby. V menu Platby/Vložit zobrazíte dialog Nová úhrada.

Vyberete způsob platby, datum úhrady, částku, variabilní symbol – pokud znáte. Pokud ne, je zde tlačítko Hledat. Zobrazí se dialog Hledání variabilního symbolu.

V tomto dialogu stačí napsat začátek příjmení nebo rodného čísla. Program hned zobrazí předepsané platby na toto jméno. Vy pouze vyberete potřebného žáka a stisknete OK. Program sám doplní variabilní symbol.

Pro správné párování platby (v případě vkládání platby do minulosti) je rozhodující datum platby.
Podle tohoto data program rozhodne, zdali je možné platbu spárovat. Pokud potřebujete zadat platbu do minulosti, je zde možnost ručního spárování (viz níže).

Hledání variabilního symbolu můžete také využít při kontrole výše úhrady na daný variabilní symbol.
Po vybrání VS je potřeba ještě vybrat číslo dokladu.

Pak už jen potvrdit OK a platbu vložit.

Načítání výpisů z banky

Druhý způsob pro vkládání plateb je načtení bankovního výpisu.

Program podporuje výpisy s koncovkou *.gpc, *.vyp, *.sta, *.ace (Kompatibilní média). Výpisy ve formátu PDF, XLS, TXT či dalších Vám Klasifikace nedokáže přečíst.

Nejdříve musíte stáhnout typ tohoto výpisu z vaší banky, většinou přes internetové bankovnictví, kde si nastavíte formát stahovaného výpisu.

Podporované banky, formáty výpisů a jejich přípony v programu Klasifikace:
Moneta Money Bank (.vyp, .gpc)
ČSOB – ABO vnitřní formát (.gpc)
Komerční banka (.gpc)
Sberbank (.gpc)
Česká spořitelna – ABO vnitřní (.gpc)
Česká národní banka (.vyp)
Sparkasse (.gpc)
PPF (.gpc)
Volksbank Raiffeisenbank Nordoberpfalz eG  (.gpc)
Raiffeisen bank – ABO ediční formát s AV polem s názvem protistrany (.gpc), (.abo)
UniCredit bank (.sta)
Fio banka (.gpc)
… a další banky, které podporují výpisy výše uvedené.

V počítači si vytvoříte jednu složku, do které budete výpisy ukládat. Tuto složku nastavte i v programu jako adresář – v menu Soubor/Výpisy/ Nastavit adresář výpisů. Zobrazí se dialog Adresář výpisů.

Vyberete složku, kterou jste si pro výpisy vytvořili a dejte OK.

Pokud se ve složce nachází výpis, můžete v programu stisknout tlačítko a nebo v menu Soubor/Výpisy/Načíst nový výpis.

Pokud se načtení výpisu podaří, zobrazí se ihned dialog s načtenými uhrazenými platbami. Vy můžete zkontrolovat, zda se platby správně spárovaly a případně upravit.

Takto načtený výpis nakonec program přejmenuje a ponechá na Vašem pevném disku. Přejmenování přidá do názvu souboru informaci o dni, kdy byl tento soubor načten, což slouží pro zpětnou kontrolu a jako prevence před opětovným načtením stejného souboru znovu.

Je-li v adresáři výpisů několik nenačtených souborů, program pokaždé načte první z nich, a když jsou všechny soubory načtené, program zobrazí informaci Nenalezen žádný nový výpis.

Jestliže program načte soubor, který obsahuje pouze zůstatek na účtu nebo jiné transakce, než úhrady školného, bude zobrazena informace Výpis číslo ”x” neobsahuje úhrady školného.

Pokud se platba správně spáruje podle variabilního symbolu, má ve sloupci stav zelené zatržítko, pokud k párování nedošlo, zobrazí se červený křížek a údaje o žákovi zůstanou nevyplněné. Pokud je platba rozdílná od předpisu, bude označenamodrým zatržítkem. Jedná se o platbu přeplacenou a nebo částečně uhrazenou.

Pokud používáte specifické symboly, je možné seznam úhrad seřadit dle SS a to pomocí klávesové zkratky Ctrl + Alt + S.

Ruční spárování platby provedete označením nespárované platby a nahoře v menu stiskem tlačítka  , pomocí klávesové zkratky Ctrl + S nebo ruční úpravou platby. Úpravu platby provedete dvojklikem nebo nahoře v menu Platba/Upravit.

Podívejte se na video-návod

Tisk dokladů a seznamu úhrad

Tisk úhrad provedete pomocí tlačítka tiskárny nebo v menu Soubor/Tisk. Otevře se dialog, ve kterém vyberete druh tisku – Seznam úhrad nebo Pokladní doklad. V dalším dialogu už jen vyberete tiskárnu a rozsah tisku.

Pokladní doklady lze uložit i do PDF včetně naskenovaného podpisu a razítka organizace. Podpis a razítko nastavíte v menu Soubor / Správa databáze / Nastavení programu / Razítko a podpis. Pokladní doklady pak můžete odeslat např. žákům emailem.

Jako další přehled plateb můžete použít Sestavy plateb. Díky sestavám získáte přehled za uhrazené, neuhrazené, přeplacené či částečně uhrazené platby.

Smazat

Tlačítko Smazat slouží ke smazání právě označené položky seznamu. Při smazání spárované položky se změna projeví i v tabulce Předepsané platby (neuhrazeno).

Nakonec si ještě na obrázku vysvětlíme vztah mezi tabulkami Předepsané platby a Uhrazené platby.

Ve směru šipek (na tomto obrázku zprava doleva) probíhá párování položek na základě shodného variabilního symbolu. Tabulka Předepsané platby – ukazuje součet úhrad z několika výpisů.